Към 2010 г. дигиталната информация в света ще достигне зашеметяващите 988 милиарда гигабайта. Според публикуваното наскоро изследване на IDC компаниите, които работят в сферата на електронните архиви, ще трябва да се справят със складирането и съхранението на шест пъти повече данни в сравнение с днешните количества. В същото време проучване на компания, специализирана в управление и архивиране на електронни документи, показва, че половината от запазените файлове никога няма да бъдат отворени отново. 

На практика всеки, който работи на компютър, може с личния си опит да потвърди резултатите и на двете изследвания. Документите, които отделният човек, малката фирма или голямата организация генерират всеки работен ден, се натрупват неусетно в различни папки. Поглеждали ли сте скоро от коя дата е най-старият файл, който сте запазили в My Documents? Милиони компютри по света ежедневно "произвеждат" тонове електронни документи. Писма, договори, фактури, оферти, бюджети. Като прибавим и снимките, музикалните и видеофайловете, става ясно защо някои наблюдатели сравняват обемите дигитална информация, които ще натрупаме за три години, с разстоянието между Земята и Слънцето.

На практика тежките приложения като дигиталните видео- или музикални файлове, които напоследък потребителите свалят от сайтове като YouTube или iTunes, допринасят значително за драматичното (според експерти) нарастване на обемите електронна информация. Данните на IDC са повече от категорични. През изминалата година всички ние, потребителите на благата на новите технологии, сме натрупали информация, която достига 161 млрд. гигабайта. Тази информация надхвърля с милиони информацията във всички написани и публикувани досега книги.

Очакваният в рамките на три години бум се дължи на няколко основни фактора. Масовата употреба на дигитални камери (фотоапарати, видеокамери, мобилни телефони) е допринесла значително за натрупването на планините от електронни данни. През 2006 г. са заснети повече от 150 млрд. електронни изображения. Към 2010 този брой ще достигне 500 млрд. Друг важен фактор е нарасналият брой хора, които редовно имат достъп до интернет. В период от десет години (1996 - 2006) увеличението е от 48 млн. до повече от 1 млрд. Прогнозите за следващите три години са броят на редовните онлайн потребители да нарасне с нови 500 млн. На трето място анализаторите поставят бума в използването на електронната поща като форма на комуникация. Според изследването на IDC за осем години (1998 - 2006) броят на мейл адресите е скочил от 253 млн. на 1.6 млрд.. Като прибавим и главоломно нарастващият брой почитатели на онлайн общуването в реално време (Instant Messaging), получаваме сравнително пълна картина на факторите, благодарение на които електронното съдържание като количество вече стига до лъчите на Слънцето

Интересен аспект представлява твърдението, че около 70% от обемите дигитална информация, които човечеството ще натрупа към 2010, ще бъдат създадени от индивидуалните потребители. В същото време малките по размер фирми, средните компании и  големите организации (финансовите и юридическите институции - банки, застрахователни компании, съдилища, нотариални кантори, общини, болници) също ще продължат да трупат тонове документи. Лавинообразното нарастване на дигиталното съдържание на практика е илюстрация на един процес, стартирал преди десетина години, а именно цялостната трансформация на информацията от аналогов тип в цифров. Разликата е в това, че цифровата форма позволява неограничено нарастване на обемите.

Затова и анализаторите подчертават нарастващата роля на компаниите, които са специализирани в архивирането, складирането и управлението на документи. Независимо дали отделни личности или цели организации ще допринасят повече за бума, всички те ще имат нужда от средства, с които да обработват (компресират) и съхраняват своята информация. С още по-голяма острота стоят и проблемите с опазването, неприкосновеността, надеждността и достъпността на информацията. Полета, в които определено своята роля имат компаниите, специализирани в работа с документи.

В началото на годината анализатори от изследователската компания iReach прогнозираха, че повече от 40% от компаниите ще инвестират в решения за съхранението на данни през настоящата година, което със сигурност ще доведе до цялостно покачване на разходите в този сегмент. Подобни инвестиции са обясними на фона на важността, която всяка уважаваща себе си фирма отдава на сигурността и защитата на данните, с които работи.

Драстичното нарастване на обемите дигитална информация променя начина, по който потребителите си служат с нея, но в същото време ще промени и начина, по който работят ИТ фирмите, специализирани в доставките на решения за управление на документи.  По този повод електронно издание цитира вицепрезидента на EMC, чието решение Documentum се приема в световен  мащаб като стандарт за управление на документи. Според Марк Люис индустрията, която неговата фирма представлява, трябва да направи такива стъпки, които да гарантират създаването на гъвкава, сигурна и надеждна инфраструктура, която да поеме задаващия се дигитален "потоп".

Фирмите и организациите определено трябва да разчитат на системите за управление на документи, които да "организират" техния документооборот. С помощта на системите мениджърите (независимо от управленското ниво, на което работят) съхраняват в електронен вид, намират лесно и работят с всякакъв тип документи - текстови, електронна поща, снимки, аудио- и видеофайлове. На нашия пазар се предлагат различни системи както на лидери на международния пазар (Documentum), така и на български фирми (Archimed eDMS).

А индивидуалните потребители, които според изследванията ще натрупат повече от половината електронно съдържание и в същото време няма да отворят никога повече от 50% от складираните файлове, имат на разположение поне няколко варианта. Като начало могат да компресират всички файлове, които са по-стари от една година. WinZIP и WinRAR са сред най-популярните и често използвани софтуери за архив на данни в домашни условия. Могат да си направят архив на електронен носител и да изтрият стари документи (ако намерят време да ги прегледат, аз поне последните години само се заричам). А могат и да си купят външен харддиск и да дишат спокойно, докато пак го напълнят със снимки и любими парчета. Тогава пак ще цитираме новите изследвания за това колко гига е достигнал дигиталният потоп и дали не е надхвърлил Слънчевата система...