Всяка компания може да посочи различни подводни камъни, на които се е натъкнала при избора на продукт за фирмено управление (ERP). Тези, които имат внедрена ERP система, са съгласни, че в процеса на преговори за бюджета на проекта не могат да се предвидят всички разходи, които ще бъдат направени по него.

Познавайки процеса на внедряване на продукта във всички негови детайли, можем да посочим разходите, които се крият във всеки един етап от неговата реализация.

Това обикновено са разходи, които или умишлено се крият при обсъждане на офертата с цел постигане на конкурентна цена, или се подценяват - съзнателно или не - в процеса на бюджетиране на проекта.

Някои от критичните моменти, които можем да отличим при внедряването, са:

Обучение

Всички компании, внедряващи ERP продукти, определят обучението като най-подценявано при бюджетиране на проекта.

Винаги неговата цена се счита за необосновано висока. А защо това не е така? Обикновено потребителите се обучават не просто на работа в нова система с нов интерфейс, а от тях се изисква да отразяват бизнес процесите по един качествено нов начин, наложен от ERP системата. На практика ситуацията се оказва още по-лоша - външната компания, ангажирана с обучението, се фокусира почти изцяло върху използването на софтуера и доста често не е достатъчно запозната със специфичните за компанията бизнес процеси. Ето защо е добре предварително да се изготви план, който еднозначно определя основните бизнес процеси и начина на тяхното отразяване в ERP системата.

Не трябва да се забравя фактът, че служителите от всички отдели ще работят в една система и всеки от тях ще въвежда входната информация, засягаща много други потребители. Например служителите от счетоводството и от склада, които досега са имали много малко общо в работата си, стават пряко зависими един от друг.

За да вършат добре своята работа, те вече ще трябва да са запознати достатъчно добре с начина на работа на останалите отдели.

Това обучение е най-добре да бъде проведено от ключовите потребители и ИТ екипа на компанията. В крайна сметка каквато и сума да сте предвидили в бюджета за обучение, я удвоете, а още по-добре утроете още при планирането.

Със сигурност това ще бъдат най-разумно изхарчените пари от целия бюджет.

Интеграция и тестване

Интеграцията с други работещи продукти в компанията и тяхното тестване е също често подценявана част от процеса на внедряване на една ERP система.

Компаниите, занимаващи се с производство например, имат допълнителни продукти, които обслужват част от производството, като например - баркод системи, системи, управляващи производствените съоръжения, и т.н. Всички тези продукти не само може, но и трябва да се интегрират с ERP системата. За предпочитане е да се потърсят допълнителни модули към ERP системите от техните доставчици, като по този начин се гарантира тяхната интеграция със системата.

Склонността на компаниите да осъществяват такава интеграция сами доста често има пагубни последствия. При тестването на интеграцията, както и при обучението на персонала, е добре да се подходи от гледна точка на процесите. Компаниите, внедряващи ERP, препоръчват вместо да се тества с измислени данни, които да се прехвърлят между приложенията, да се вземе една реална поръчка за продажба и да се проследи нейният път от закупуването на стоката от доставчика до експедицията и плащането на клиента, като това да се направи от служителите, които са се занимавали или ще се занимават в бъдеще с това в ERP системата.

Доработки, специфицирани от клиента, или customization

Допълнителните модули към ERP системата са само върхът на айсберга при разходите за интеграция. Нещото, до което се препоръчва да се прибягва само в краен случай и може да се окаже МНОГО скъпо, е допълнителната доработка на функционалност в ERP системата.

До такива доработки се прибягва, когато системата не покрива изцяло бизнес процесите в компанията и клиентът иска да бъде добавена допълнителна функционалност. Това е опасна игра с огъня. Доработките, правени в ERP системата, обикновено дават отражение върху работата на всички модули поради изключително тясната интеграция на данните. При едно преминаване към нова версия (upgrade), което и без това не е много безопасно начинание, специфичните доработки могат да превърнат живота ви в кошмар.

И всичко това ще се повтаря при всяка нова версия. Може всичко да мине добре, а може и нищо да не проработи - все едно, доставчикът на системата няма да е при вас, за да отстрани ВАШИТЕ проблеми. В такива случаи обикновено се налага да назначите и поддържате (с добри заплати) допълнителен персонал за поддръжка на вашите доработки или да използвате скъпите услуги на специализираните консултанти.

Изброените дотук моменти съвсем не са най-критичните в един ERP проект. Следващата седмица ще опишем и останалите не по-малко важни моменти.

Архив на публикуваните материали в рубриката може да намерите във www.fts.bg