Преди настъпването на кризата много компании се държаха така, сякаш парите няма как да свършат - финансираха дългосрочни проекти с краткосрочни средства и се движеха по ръба на баланса привлечен/собствен капитал. Сега обаче ситуацията коренно се промени. Принципът "царица парица" стана златен стандарт, а най-често задаваните въпроси на финансовите мениджъри неминуемо са свързани с очакваните постъпления и плащания. В тези условия твърдението, че прогнозирането на паричните потоци е животоспасяваща дисциплина, изглежда няма нужда от аргументация.

На прогнозирането на паричните потоци обаче не трябва да се гледа като на лекарство, което се предписва на компании, страдащи от парична недостатъчност. Възприемането или подобряването на тази практика има много положителни ефекти, които са полезни и след като "болестта" отмине, като: намаляване на използваните кредити, оптимизиране на работния капитал, съкращаване на финансовите разходи, оздравяване на баланса привлечен/собствен капитал, подобряване на взаимоотношенията с банките, подобряване на контрола върху паричните средства и управлението на ликвидността и финансово подсигуряване на инвестиционната политика. А най-доброто нещо е, че тези ефекти винаги се изразяват в осезаеми и бързи парични резултати.

След всичко казано за прогнозирането на паричните потоци всеки би се запитал защо до момента тази практика беше пренебрегвана. Планирането, бюджетирането и прогнозирането като процеси не са широко застъпени в българските компании, често се извършват като чисто счетоводна работа, поради което и резултатите не са особено верни и полезни. Отделно от това паричните потоци са може би най-трудни за предвиждане, защото изискват добро синхронизиране както на оперативните, така и на стратегическите планове.

- Краткосрочните (от 1 седмица до 3 месеца) имат за цел да покажат оперативната ликвидност на компанията и да сигнализират за проблеми. Обхващат постъпления от клиенти, заплати, данъци, плащания към доставчици, лихви и предоставяне или ползване на средства от свързани лица.

- Средносрочни/годишни (12 месеца) са на практика прогнозите, които се изготвят като част от годишния бюджет по месеци. Целта им е да осигурят по-ефективно инвестиране на излишни средства или използване на финансиране, както и да подпомогнат планирането на изпълнението на ограничителни клаузи по кредити. Включват подробна информация за изменение в постъпленията, оперативната печалба, амортизациите, данъците, дни за плащане и дни за събиране на постъпленията и др.

- Дългосрочните, или стратегически (от 1 до 5 години), прогнози се използват за планиране на придобивания, продажби на активи, части от бизнеса или компании, промяна в бизнес моделите (например откриване на нова фабрика, отделяне на част от дейността в самостоятелна компания, ребрандинг на магазинна мрежа) и рефинансиране или промяна в начина на финансиране (например замяна на банков с облигационен заем или издаване на акции).

Колко често трябва да се изготвят прогнози за паричните потоци, дали само на годишна база или на всеки три месеца, зависи и от бизнес модела, и от финансовото състояние на компанията. Например, ако вашата фирма изпитва ликвидни затруднения или ако дейността е силно сезонна, то краткосрочното планиране е задължително.

Прогнозата обаче трябва да съдържа подходящото ниво на детайл в зависимост от вида и целите, без да е ненужно подробна, за да не стане прекалено трудна и бавна за съставяне. Необходимо е и да се определи ниво на материалност - например ще се прогнозират ли разходи, по-малки от 1000 лева, един по един или като група.

Важно е прогнозата да се съобрази и с нивото на детайл и наличността на "исторически" данни, които след това да се сравняват с нея, за да може да се анализират тенденциите, точността на прогнозата и не на последно място ефективността на процеса за прогнозиране. Например, ако прогнозирате отделно плащанията към доставчици на дълготрайни активи, но от счетоводната система впоследствие не може да се извлече историческа информация за този вид плащания, е необходимо да промените или прогнозата, или може би сметкоплана.

Много често отделите извън "Финанси и счетоводство" поддържат някакъв вид прогнози и разполагат с информация за очаквани промени или тенденции, която има пряко влияние върху паричните потоци. Например отдел "Снабдяване" много по-добре знае (дори си има списък) на кой доставчик кога трябва да се плати, а освен това е наясно с историческото развитие и очаквани промени в дните за плащане към доставчици - информация, необходима за прогнозиране на плащанията.

Направете инвентаризация на това в кой отдел какъв вид прогнозна информация се поддържа, установете контрол върху нея и я използвайте при изготвяне на прогнозите. По този начин ще постигнете и още един положителен ефект - синхронизация на отделните прогнози. Едновременно с това за всеки ред от прогнозния паричен поток установете кой в организацията има поглед за историческото му развитие и бъдещи тенденции.

Не забравяйте в тази инициатива да включите управителните органи, които определят оперативните и стратегическите намерения и инициативи на компанията. Ефектите от техните решения често имат съществени последици и/или извънреден характер (като придобивания, продажби на компании от група и т.н.).

Преди да започнете изготвянето на прогнозите, съберете не само финансова, но и оперативна историческа информация. Направете обстоен анализ на историческите финансови данни за поведението на паричните потоци и установете тенденции и зависимости и, разбира се, техните причинители, т.е. връзката между оперативните и финансовите данни.

За улесняване на прогнозирането плащанията и постъпленията могат да се разделят на подгрупи в зависимост от тяхната сигурност. Например плащанията за заплати имат ясно определена честота и размер. От друга страна, плащанията за лихви по кредити с променлив лихвен процент са по-трудно прогнозируеми поради възможни промени в лихвените равнища.

Едно от основните съображения при избора на метод за прогнозиране е възможността за получаване на ясно разбиране за историческите тенденции. Някои от най-често използваните методи, които могат да се използват както самостоятелно, така и в комбинация, са:

- постъпления и плащания - този метод започва с наличните парични средства от предходния период и прогнозиране на всички плащания в зависимост от вида им и всички постъпления в зависимост от източника им. Обикновено се използва за краткосрочни до средносрочни прогнози.

- прогнози, използващи вероятности - този метод се използва за определяне процента от бъдещи несигурни събития, който би се случил в определен период. Например, в случай че компанията ви е започнала преговори с петима големи клиенти за определени суми, за да прогнозирате постъпленията от тях, трябва да оцените вероятността за сключване на договор. Този метод позволява да се включат фактори като сезонност и ефект от маркетингови реклами и се използва за средносрочни прогнози.

- проформа финансови отчети - при този метод се създават прогнозни баланс и отчет за приходите и разходите, на чиято база се изготвя и прогноза за паричните потоци и обикновено се използва при годишните или дългосрочни прогнози.

Това е изпитана мярка, която ще ви донесе два ефекта: 1) по-добър контрол върху ликвидността и работния капитал (търговците ще се замислят, преди да приемат по-голяма отстъпка срещу скъсени дни за плащане), и 2) по-голяма точност и заинтересуваност от процеса на прогнозиране на паричните потоци.

Колкото и сложно да изглежда, не чакайте! Липсата на подходящи и точни парични прогнози може да има сериозни последици върху способността на компанията ви да оцелее в тези трудни времена. Ако вече сте изградили подобна практика, използвайте времето да я подобрите. Усилието със сигурност ще ви се изплати… в брой.