Интегрирано електронно трудово досие в HeRMeS
Електронното трудово досие се превърна в неотменна част от съвременните практики за управление на човешките ресурси.
Законодателните промени, които позволиха заменянето на хартиените документи с електронни, ускориха значително навлизането на тази практика в компаниите, независимо от техния размер или сфера на дейност. Днес HR мениджърите убедено споделят предимствата на електронно подписаните документи.
На пазара съществуват разнообразни софтуерни решения за създаване и поддържане на електронни трудови досиета. Повечето от тях са самостоятелни системи със собствена база данни за съхранение на документи. В HeRMeS обаче избрахме различен, интегриран подход, който ни позволява да реализираме пълния потенциал на електронното трудово досие.
Какво прави подхода на HeRMeS различен?
В HeRMeS електронното подписване не е отделна дейност - то е естествена част от всеки процес, в който се създават документи. Това осигурява множество ключови предимства:
- Бърз и лесен достъп до информация: Интеграцията позволява лесно търсене и анализ, включително върху съдържанието на подписаните документи.
- Цялостно дигитализирани процеси: Данните не се прехвърлят между различни системи - всичко се случва в рамките на единен процес в HeRMeS. Всяка роля, ангажирана в процеса, има достъп до него чрез Self-Service портала.
- Съответствие между данните и документите: Интеграцията гарантира, че информацията, въведена в системата, напълно съвпада със съдържанието на подписаните документи.
- Пълно съответствие с изискванията на GDPR: Регламентът не прави разлика между личните данни в документи и тези в HR системата. Пълната интеграция в HeRMeS улеснява прилагането на всички необходими правила и процедури.
- Централизиран контрол на достъпа: Единната система за управление на правата за достъп до данни и документи повишава сигурността на информацията.
- Лесен и удобен достъп за всички в компанията: Всички електронно подписани документи се съхраняват в системата и са достъпни за съответните служители чрез Self-Service модул.
Интегрираното електронно трудово досие в HeRMeS е част от всеки важен HR процес:
- Подписване на предложения към кандидати за работа
- Подписване на документи при напускане, включително обходни листове
- Атестационни формуляри
- Заявки и заповеди за отпуски
- Назначаване, промени в трудови правоотношения и прекратяване на договори
Както и в много други случаи, в които е възможно добавяне на електронно подписване като стъпка, която разширява и надгражда съответния процес.
Подписи от всички регистрирани доставчици в България
HeRMeS поддържа използването на електронни подписи от всички регистрирани доставчици на квалифицирани електронни подписи, регистрирани в България - независимо дали те са базирани в облака. Това осигурява максимално удобство за компаниите, които вече използват такива услуги и не желаят да сменят доставчика си или да добавят втори такъв.
Ако преди няколко години електронното трудово досие изглеждаше като модерна, но екзотична възможност, днес то е стандарт за всяка успешна организация. Интегрираното решение в HeRMeS предлага сигурност, проследимост, икономия на време и ресурси, като елиминира дублирането на дейности и прехвърляне на данни между различни системи. Интеграцията е ключът към истинската дигитализаци.
